Как устроен электронный документооборот в грузоперевозке — на понятном языке. ЭТрН, поручение экспедитору, экспедиторская расписка и заказ-заявка: из чего состоит каждый документ, кто вносит данные и кто ставит подпись.
Электронный документ состоит из частей — «титулов». Каждый титул заполняет и подписывает своя сторона сделки.
Никто не подписывает за другого. У каждого участника — своя электронная подпись (КЭП). Это и придаёт документу юридическую силу.
Система подставляет всё в документ автоматически из карточки заявки: заказчик, перевозчик, груз, машина, водитель, маршрут. Вручную заново вводить не нужно.
Документы ходят между компаниями через оператора ЭДО (Диадок, АТИ-Доки, СБИС) и уходят в государственную систему ГИС ЭПД.
Сверху — путь груза по цепочке. Ниже — какие электронные документы и в какую сторону ходят между сторонами.
Главный документ на перевозку — электронная замена бумажной транспортной накладной. Сопровождает груз в пути, подтверждает факт перевозки для налоговой и контролирующих органов. Заполняется по цепочке: отправитель отдал → перевозчик принял и довёз → получатель принял. У полной накладной до восьми титулов.
Клиент официально поручает экспедитору организовать перевозку груза. Это основание работы экспедитора по договору транспортной экспедиции. Документ из двух титулов: поручение от клиента и принятие от экспедитора.
Экспедитор письменно подтверждает клиенту, что принял груз к перевозке. Пара к поручению: клиент дал поручение — экспедитор выдал расписку о приёме. С 1 сентября 2026 года становится обязательной при работе через экспедитора.
Заказ конкретной перевозки у перевозчика: что везём, откуда-куда, какой нужен транспорт и за сколько. Из двух титулов: заявка от заказчика и ответ перевозчика с его данными.
Менеджеру не нужно вводить данные заново — система берёт их из карточки заявки в CRM и раскладывает по документам.
| Что попадает в документ | Откуда берётся |
|---|---|
| Заказчик — наименование, ИНН, адрес | Карточка заказчика в заявке |
| Экспедитор (ваша компания) | Ваша организация в заявке |
| Перевозчик — наименование, ИНН | Карточка перевозчика в заявке |
| Адреса, даты, груз по точкам | Места погрузки и разгрузки |
| Груз — наименование, вес, кузов | Поля груза в заявке |
| Машина и прицеп | Карточка автомобиля |
| Водитель — ФИО, права, телефон | Карточка водителя |
| Стоимость перевозки | Ставка перевозчика в заявке |
| Номер и дата | Номер заявки и дата погрузки |
Электронная подпись (КЭП) придаёт документам юридическую силу. Обмен идёт через операторов ЭДО — Контур.Диадок, АТИ-Доки, СБИС — и государственную систему ГИС ЭПД.